Imagine que a sua empresa é um cérebro, e cada profissional é um neurônio, carregando informações e experiências valiosas. O que irá conectá-los para que se comuniquem bem e tenham ideias brilhantes? A gestão do conhecimento.
Esse é um dos principais pilares de sucesso de qualquer empresa, de forma que cresça e se desenvolva continuamente, gerando valor constante às suas operações. Afinal, muito além de ter amplo conhecimento em algum assunto, é necessário saber como transformá-lo em geração de valor.
Por isso, na prática, essa ferramenta permite que o aprendizado de uma equipe seja compartilhado, de forma que tomem decisões mais precisas e tenham uma maior vantagem competitiva impulsionada por recursos mais valiosos internamente: as pessoas.
Segundo um estudo da Harvard Business Review, como prova disso, organizações com sistemas maduros de gestão do conhecimento têm 50% mais chance de lançar produtos inovadores.
Essa gestão pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma empresa. Pensando nisso, preparamos este texto exclusivo para te ajudar a aplicar essa estratégia no seu negócio! Veja os tópicos que serão abordados:
Boa leitura.
O que é a gestão do conhecimento?
A gestão do conhecimento é uma estratégia que busca ajudar as organizações a aproveitarem, ao máximo, o seu ativo mais valioso: o capital intelectual dos profissionais.
Sua proposta é compartilhá-lo entre todos os membros da empresa, de forma que, juntos, consigam atingir os objetivos esperados. Isso não se resume apenas a informações em planilhas ou relatórios, mas, acima de tudo, na experiência, nos insights e na sabedoria que residem na mente dos times.
Ela parte do pressuposto de que, quando bem gerenciado, esse processo pode se tornar um motor para a produtividade, eficiência e inovação corporativa. Para isso, define dois tipos principais de conhecimentos que podem ser vistos dentro das organizações: táctico e explícito.
O primeiro deles representa a sabedoria que vem da experiência pessoal, e não algo formalizado ou sistematizado em documentos. Ele inclui habilidades, intuição, julgamentos, know-how e insights que são difíceis de articular ou registrar, como, por exemplo, a capacidade de um vendedor experiente de ler a linguagem corporal de um cliente ou a intuição de um engenheiro para identificar a causa de um problema.
O segundo, por sua vez, é aquele que pode ser facilmente documentado, codificado e transmitido, como em manuais, bancos de dados, relatórios, procedimentos operacionais, patentes e vídeos de treinamento. É o conhecimento formal e estruturado.
Princípios da gestão do conhecimento
Existem alguns princípios fundamentais que norteiam a gestão do conhecimento nas empresas, garantindo essa troca internamente de forma que gere valor nas operações. Entenda melhor abaixo:
Inteligência competitiva
Esse é o processo de coletar, analisar e distribuir informações sobre os concorrentes da empresa, do mercado, de tendências da indústria, regulamentações e novas tecnologias, com o objetivo de transformá-las em inteligência acionável para a tomada de decisões estratégicas.
Todo esse conhecimento externo é agregado e somado ao repertório interno, o que auxilia as organizações a serem bem mais assertivas em seu planejamento, lhes fornecendo uma maior capacidade de adaptação aos cenários e fomento à inovação.
Gestão de competências
Este princípio foca no capital humano da empresa, reconhecendo que o conhecimento mais valioso não está nos documentos, mas nas habilidades, experiências e talentos dos profissionais.
Para que consigam explorar, ao máximo, essas competências, pede que as empresas identifiquem quais são as mais importantes de terem internamente para alavancar seus processos, além de também planejarem ações para desenvolver, reter e alavancar essas habilidades em seus times.
A gestão de competências é o lado humano da gestão do conhecimento, a qual garante que a empresa não apenas tenha um repositório de informações, mas também as pessoas certas com as habilidades certas para disseminar esse aprendizado.
Até porque, nessa falta, dificilmente o conhecimento explícito corporativo conseguirá ser utilizado de forma eficaz.
Gestão de capital intelectual
Esse é um conceito mais amplo que trata o conhecimento como um ativo intangível que, assim como os ativos financeiros, deve ser maximizado.
Ou seja, o capital intelectual pode ser entendido como a soma dos conhecimentos e habilidades de todas as partes interessadas dentro de uma organização, cuja união é essencial para criar uma verdadeira cultura de conhecimento compartilhado.
Dessa forma, a gestão do conhecimento é o mecanismo que torna essa gestão do capital intelectual possível, fornecendo as ferramentas e processos necessários para identificar, medir e gerenciar esses diferentes tipos de capital, transformando ativos intangíveis em valor de negócio.
Pensando nisso, divide o capital intelectual em três componentes:
- Capital Humano: abrange o conhecimento tácito dos profissionais (suas competências, criatividade e experiência);
- Capital Estrutural: diz respeito ao conhecimento explícito da organização (incluindo patentes, processos, bancos de dados e cultura organizacional). É a parte do conhecimento que pertence à empresa, mesmo quando um funcionário sai;
- Capital Relacional: o conhecimento contido nas relações da empresa com clientes, fornecedores e parceiros (o qual incide sobre a lealdade da marca, sua reputação e construção de relacionamentos sólidos).
Gestão da informação
Apesar de serem frequentemente confundidos, a gestão da informação não é a mesma coisa que a do conhecimento. Ela é a base para essa segunda, mas não a substitui.
Na prática, ela representa o processo de coletar, organizar, armazenar, recuperar e distribuir informações de forma eficaz, focando em sua eficiência em si.
É o pré-requisito técnico e processual para a gestão do conhecimento, uma vez que a empresa precisa, primeiro, ter suas informações organizadas e acessíveis, para que as pessoas possam, a partir delas, criar e compartilhar conhecimento.
Em outras palavras, a informação é como se fosse o insumo; enquanto a conhecimento é o produto, gerado pela aplicação humana e pela experiência.
Educação corporativa
Por fim, a educação corporativa é responsável por garantir que as competências e o conhecimento sejam continuamente desenvolvidos e transferidos dentro da empresa.
Ela vai além da aplicação de treinamentos pontuais, englobando a criação de uma verdadeira cultura de aprendizado, a adoção de plataformas de ensino online, assim como de programas de capacitação e a disseminação de melhores práticas.
É com ela que as empresas conseguirão transformar o conhecimento em habilidade, capacitando os profissionais a aplicarem o que foi aprendido e agindo como o motor que move o conhecimento da base de dados para a ação prática e para a criação de novas competências.
Tipos de gestão do conhecimento
Não existe uma única forma de aplicar a gestão do conhecimento internamente, uma vez que isso irá depender dos objetivos de cada empresa, seus recursos e cenário atual. Apesar disso, é possível categorizá-la com base no tipo de conhecimento que está sendo gerenciado e nas estratégias desenhadas.
Veja a seguir alguns dos principais tipos:
Tácito
Este tipo de gestão foca no conhecimento que é difícil de formalizar e que reside na mente das pessoas. Seu objetivo é capturar e socializar a experiência, a intuição e o know-how dos profissionais.
Para isso, segue uma série de abordagens e métodos voltados a compartilhar esse conhecimento, tais como as comunidades, programas de mentoria e coaching, storytelling profissional e sessões de brainstorming, como exemplo.
Explícito
Considerada como uma das tipologias mais vistas no mercado, em termos de gestão do conhecimento, sua proposta está em documentar, armazenar e organizar informações que podem ser facilmente codificadas.
Isso pode ser feito através de relatórios digitais, sistema de gestão de documentos, bibliotecas virtuais ou manuais e procedimentos específicos dessa finalidade.
Gestão da Inovação
Inovar é crucial para qualquer negócio que queira não apenas sobreviver no mercado, mas se tornar referência em seu segmento. Por isso, não há como excluir a gestão da inovação dentro desses pilares.
Aqui, a proposta é criar um ambiente que estimule o compartilhamento de novas ideias e a sua geração em valor à empresa, seja através da criação de serviços, produtos, métodos, processos ou a combinação de mais de um fator.
Para fomentar essa cultura inovadora, existem muitas metodologias altamente eficazes e criativas que incentivam essa colaboração e engajamento entre os times, além de laboratórios de inovação dedicados à experimentação e ao desenvolvimento desses projetos inovadores.
Capital Intelectual
Como abordamos acima, essa gestão de capital intelectual trata o conhecimento como um ativo financeiro, visando não apenas gerenciá-lo, mas também medi-lo e valorizá-lo, tendo nele como algo crucial para melhorar a conquista dos resultados desejados.
Além de mapear e identificar essas competências nas equipes, defende a importância do registro das patentes e direitos autorais, como forma de proteger o conhecimento explícito gerado pela empresa.
Qual a importância da gestão do conhecimento?
A gestão do conhecimento é muito mais do que uma tendência do mercado, sendo um pilar estratégico que diferencia as empresas que prosperam das que simplesmente sobrevivem.
Em um mundo onde a informação é abundante e a competição é feroz, a capacidade de usar o conhecimento, de forma inteligente e ágil, se tornou a principal fonte de vantagem competitiva, o que a torna extremamente importante para qualquer negócio.
Entenda melhor como ela favorece a conquista dessas vantagens abaixo:
Impulsiona a inovação e tomada de decisões
O conhecimento é o combustível da inovação e, quando uma empresa se preocupa em gerenciá-lo corretamente, cria um ambiente onde as ideias podem ser compartilhadas, conectadas e desenvolvidas rapidamente, gerando valor internamente.
Isso ocorre porque, todas as tentativas e processos já adotados podem ser revisitados em seu banco de dados, aprendendo com os erros e tendo um melhor direcionamento das ações a serem implementadas internamente.
Com este acesso rápido aos insights, os líderes podem tomar decisões mais informadas e estratégicas baseadas em evidências, e não apenas em suposições. Algo que, em um mercado em constante mudança, torna-se crucial para elevar essa capacidade de aprender e se adaptar rapidamente.
Aumenta a eficiência e produtividade
A falta da gestão do conhecimento é um vilão perigoso para a eficiência dos times. Afinal, se um profissional gasta tempo procurando alguma informação internamente, como conseguirá render em seu dia a dia, conquistando resultados cada vez melhores?
Sem um sistema centralizado, equipes diferentes podem resolver o mesmo problema ou desenvolver a mesma ferramenta de forma independente, gastando tempo e dinheiro desnecessariamente.
Mas, quando essa gestão é devidamente incorporada, a empresa consegue evitar essa duplicação e otimizar seus recursos, melhorando a integração e compartilhamento de informações entre os times e permitindo que ajam rapidamente em qualquer demanda, tendo acesso facilitado às informações necessárias.
Preserva o capital humano
Não há dúvidas de que o conhecimento é um dos ativos mais importantes de qualquer organização. Logo, a saída de um funcionário pode significar a perda de anos de aprendizado, a menos que esse conhecimento seja capturado.
Pensando nisso, essa gestão age como um “seguro” contra a rotatividade de funcionários, de forma que, mesmo se um especialista sair da empresa, seu conhecimento crucial permanecerá documentado e acessível para a equipe.
O aprendizado individual se transforma em um ativo coletivo, fortalecendo a organização como um todo.
Como aplicar a gestão do conhecimento na empresa?
Aplicar a gestão do conhecimento de forma eficaz em uma empresa exige uma abordagem estratégica e multifacetada. Isso porque não basta, apenas, investir em uma ferramenta robusta de software, é preciso integrar pessoas, tecnologia e processos.
Pensando nisso, veja abaixo algumas etapas indispensáveis que reforçarão esse êxito:
Faça um diagnóstico do conhecimento interno
Essa é uma das fases mais críticas, pois é aqui que a empresa entenderá o “onde estamos”. Sem um diagnóstico preciso, qualquer solução será um tiro no escuro.
Entenda onde reside o conhecimento tácito e quais competências são escassas ou correm o risco de se perderem com a saída de colaboradores-chave. Se pergunte: como a informação se move hoje na empresa? Ela está presa em silos (departamentos isolados)? Os dados estão espalhados em planilhas e e-mails pessoais?
Analise, também, como essa cultura do compartilhamento é incentivada – ou não – na cultura corporativa, assim como quais são as contribuições internas e externas para que isso possa crescer consecutivamente.
Identificar essas oportunidades e gargalos é fundamental para dar o próximo passo de planejar como estruturar a gestão do conhecimento com máxima eficácia.
Planeje a gestão
Com base no diagnóstico, a empresa precisa de um plano de ação claro e alinhado aos seus objetivos. Afinal, não basta dizer “vamos gerir o conhecimento”, sem saber como isso será conduzido, na prática.
Desenvolva um plano detalhado, determinando suas fases e prioridades, com base na definição das metas SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo).
Como exemplo, ao invés de “vamos melhorar a produtividade”, priorize “reduzir em 20% o tempo gasto na busca por informações de projeto nos próximos 6 meses”. A gestão do conhecimento é um projeto, e precisa de recursos dedicados.
Teste o que foi definido
Antes de iniciar uma implementação em grande escala, é essencial validar a estratégia com um grupo menor.
Escolha um departamento ou equipe onde o problema é mais urgente e que, ao mesmo tempo, o engajamento seja alto, para testar essa solução. Isso servirá como um laboratório para aprender, ajustar e demonstrar o valor da iniciativa.
Estimule o compartilhamento do conhecimento
Nenhum sistema de gestão do conhecimento irá funcionar se as pessoas não estiverem dispostas a usá-lo. Ele não deve ser algo imposto, mas um passo natural a partir do momento que todos compreendem sua importância e benefícios.
Algumas estratégias que podem ajudar as empresas nesse incentivo incluem a criação de um sistema para valorizar quem compartilha conhecimento. Isso pode ser um reconhecimento público, através de um programa de pontos ou um bônus, como exemplo.
Outra opção é desenvolver uma documentação de “lições aprendidas” como um passo obrigatório de ser preenchido por cada profissional ao final de cada projeto, para que cada um já comece a seguir essa prática e enxergar as possibilidades de melhorias que podem realizar através desse olhar.
Implemente a gestão
Após testar e ajustar a gestão do conhecimento, é hora de expandir a iniciativa para toda a empresa.
Comece criando um plano de comunicação para informar todos os times sobre esse processo, seus benefícios e como eles podem participar. Ofereça sessões de treinamento para que saibam usar as novas ferramentas que serão implementadas nesse sentido e consigam usufruir de todas as suas vantagens.
Por fim, não se esqueça de monitorar, continuamente, tudo que for colocado em prática, para que tenham uma visão aprofundada e em tempo real de tudo que está sendo conquistado e se há a necessidade de realizar algum ajuste.
Conte com o apoio de uma consultoria especializada
Apesar de as empresas poderem conduzir esse processo internamente, é sempre válido e benéfico contar com o apoio de uma consultoria especializada para elevar essa eficácia.
A expertise desse time será de extrema importância para que tragam metodologias comprovadas para realizar esses diagnósticos completos, identificando problemas que, muitas vezes, a equipe interna não enxerga.
A consultoria também conseguirá recomendar as melhores ferramentas e estratégias para cada negócio, auxiliando na implementação dessa gestão e garantindo que os processos sejam desenhados de forma eficiente.
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Conclusão
A gestão do conhecimento não é sobre planilhas ou softwares, mas sobre pessoas e propósito. Afinal, trata-se de construir uma cultura onde o aprendizado é valorizado e o conhecimento é um ativo compartilhado.
Ao adotar uma abordagem estratégica nesse sentido, as empresas não apenas se protegerão contra a perda de talentos, mas se posicionando para o crescimento contínuo, elevando seu potencial e inovador e sua vantagem competitiva.
Diante de um mercado em constante mudança, a gestão do conhecimento é a chave para um futuro mais eficiente, resiliente e inovador.
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