No cenário corporativo atual, a eficiência é a chave para a sobrevivência e o crescimento de qualquer empresa – porém, nem todas conseguem estabelecer estratégias assertivas nesse sentido.
A capacidade de executar, com excelência, e se adaptar rapidamente às tendências do mercado, é o que diferencia os líderes dos demais – algo que, por mais que muitos considerem complexo e desafiador, pode ser conquistado através da otimização da gestão de processos internos.
Longe de ser apenas uma formalidade burocrática, melhorar esses processos significa conquistar mais agilidade, cometer menos erros e, consequentemente, obter uma maior lucratividade, alcançando resultados tangíveis e duradouros.
Segundo uma pesquisa da Euax, 97% das empresas que investem em sua gestão de processos buscam, com isso, melhorar sua performance. Na prática, os benefícios capazes de serem conquistados vão muito além, principalmente, impulsionando seu potencial inovador e destaque competitivo.
Existem diversas práticas do mercado capazes de contribuir para uma gestão de processos que, realmente, gera valor à organização, a colocando no caminho da excelência operacional. Mas, sem uma devida estruturação, nenhuma dessas vantagens conseguirá ser conquistada.
Se a sua empresa deseja transformar suas operações a níveis cada vez melhores, então nos acompanhe neste texto que compartilharemos dicas essenciais para guiá-la nessa trajetória!
Antes, veja os tópicos que serão abordados:
Boa leitura.
O que é a gestão de processos?
A gestão de processos é um conjunto de práticas que busca aprimorar os produtos, serviços e fluxos de trabalho de uma empresa de maneira contínua, elevando seu desempenho e, consequentemente, a conquista de resultados que gerem valor.
Seu objetivo é identificar, monitorar e controlar as atividades internas prezando pela máxima qualidade das entregas, assegurando o alinhamento estratégico com os objetivos da companhia e a participação de todos os envolvidos.
É importante destacar que ela não é uma metodologia específica, mas sim uma disciplina gerencial incorporada no mindset corporativo, de forma que todos consigam aproveitar ao máximo os recursos internos e, com isso, elevar, cada vez mais, essas conquistas.
Com essa abordagem sistemática, as empresas conseguem entender como o trabalho é feito, identificar gargalos e ineficiências, e redesenhar esses processos para torná-los mais eficazes e eficientes, buscando sempre a melhoria contínua e o alinhamento com seus objetivos estratégicos.
Tipos de processos corporativos
Para melhorar a gestão de processos em uma organização, é fundamental entender os diferentes tipos de processos corporativos que existem. Normalmente, são classificados em três categorias principais, que se interligam e garantem o bom funcionamento da organização: primários, de apoio e gerenciais.
Confira detalhes de cada um deles a seguir:
Processos primários
Esses são os processos essenciais de um negócio que geram valor diretamente para o cliente final, entregando o produto ou serviço que é o “core business” da empresa. Isso faz com que qualquer falha ou ineficiência nesses processos seja rapidamente percebida pelo consumidor.
Sua eficiência e qualidade são cruciais para a conquista das metas corporativas, o que torna, aqui, a gestão de processos uma estratégia vital para garantir o atendimento das demandas do público-alvo, contribuindo com uma maior satisfação e retenção.
Processos de apoio
Esses não entregam, diretamente, valor ao cliente final, mas são indispensáveis para que os processos primários possam acontecer de forma eficiente. Isso porque seu objetivo é garantir a infraestrutura e os recursos necessários para o funcionamento da organização.
Podemos citar como exemplos os processos de gestão de recursos humanos (recrutamento e seleção, treinamentos, folha de pagamentos); financeiro e contábil (contas a pagar e receber, fluxo de caixa e auditorias); e de tecnologia da informação (manutenção de sistemas, infraestrutura de redes e suporte técnico).
Processos gerenciais
Por fim, os gerenciais são responsáveis por medir, monitorar, controlar e direcionar os processos primários e de suporte, garantindo que a empresa atinja seus objetivos estratégicos.
Eles são cruciais para a tomada de decisões e para a melhoria contínua, fornecendo uma visão estratégica de tudo que está acontecendo internamente para que definam planos mais eficazes que atinjam resultados crescentes.
Qual a importância de melhorar a gestão de processos nas empresas?
Investir na melhoria da gestão de processos é fundamental para as empresas por diversas razões estratégicas e operacionais, uma vez que impacta, diretamente, em uma maior eficiência, competitividade e capacidade de adaptação frente às mudanças e exigências do mercado.
Veja abaixo os principais benefícios que podem ser adquiridos:
Redução de custos e Aumento da produtividade
A eficácia da gestão de processos parte de um diagnóstico profundo das operações corporativas, identificando falhas comprometedoras e pontos de melhoria que devam ser priorizados. Iremos nos aprofundar nessa questão no próximo tópico.
Mas, uma das principais vantagens que podem ser conquistadas graças a essa análise é, justamente, a otimização do fluxo de trabalho, eliminando gargalos que não estejam gerando valor e, com isso, redesenhando estratégias mais aderentes ao crescimento da empresa.
Processos bem definidos e otimizados diminuem o tempo gasto em cada tarefa, assim como reduzem desperdícios de recursos internos, contribuindo com uma alocação mais inteligente e, com isso, aumentando a produtividade das equipes.
Mitigação de riscos
Essa não é apenas uma prática preventiva no mercado, mas um pilar estratégico que fortalece a empresa a identificar, analisar, avaliar e tratar, proativamente, as incertezas que podem afetar seus objetivos.
Quando os processos corporativos são muito bem definidos e acompanhados constantemente, dessa forma, há uma mitigação significativa destes potenciais riscos, seguindo decisões baseadas em dados e análises reais que construam estratégias mais eficientes.
Melhora na qualidade e satisfação do cliente
A padronização e otimização dos processos levam a uma maior consistência na qualidade dos produtos e serviços entregues, de forma que a empresa responda mais rapidamente às demandas de seus clientes e contribuindo, consequentemente, para uma experiência mais fluida, ágil e satisfatória.
Fomento inovador
Por mais que, à primeira vista, a gestão de processos pareça focar em padronização e controle, quando bem implementada, ela cria um ambiente propício para a inovação florescer de diversas maneiras.
Isso porque, enquanto processos ineficientes consomem tempo e recursos valiosos com retrabalho, burocracia e tarefas manuais repetitivas; sua melhora eleva a eficiência e a alocação inteligente dos recursos, direcionando-os para projetos de inovação e desenvolvimento que gerem maior valor ao negócio.
Com isso, as equipes têm mais tempo e energia para explorar novas ideias, pesquisar tendências e desenvolver soluções inovadoras, explorando oportunidades e transformando desafios em oportunidades.
Cinco passos para melhorar a gestão de processos na sua empresa
Melhorar a gestão de processos em uma empresa é um caminho contínuo de aprimoramento, em um processo que está diretamente associado a um conjunto de cuidados que precisam ser prezados desde o início.
Confira abaixo essas etapas que não podem ficar de fora dessa jornada:
Faça um mapeamento das atividades
Não é possível melhorar o que não se conhece. O ponto de partida dessa jornada deve ser um mapeamento profundo de todas as atividades corporativas, desde os primários até os de suporte e gerenciais.
Isso contribuirá para que se tenha uma visão clara e objetiva de como as coisas são feitas atualmente, identificando gargalos, redundâncias, desperdícios e atividades que não agregam valor.
Essa será a base para qualquer análise e otimização futura, promovendo uma gestão de qualidade que efetue as melhorias necessárias com base nos objetivos desejados.
Redesenhe e otimize os processos
Com base nas análises obtidas na etapa anterior, é possível projetar como os processos deverão ser reconstruídos.
Elimine etapas desnecessárias, simplifique as complexas, automatize tarefas repetitivas, padronize procedimentos e integre sistemas quando possível. Pense, também, em como a tecnologia pode ser usada para agilizar o fluxo de trabalho.
Esse é um momento crucial para implementar as melhorias desejadas, aumentando a eficiência, reduzindo custos e mitigando riscos.
Adote indicadores-chave de desempenho
Esses indicadores são essenciais para que os gestores possam mensurar e monitorar o desempenho de todos os processos que forem implementados, identificando se estão atingindo as metas esperadas ou se devem aplicar algum ajuste.
Ter essas informações em tempo real contribuirá para que a gestão de processos se torne mais assertiva, acompanhando de perto tudo o que está acontecendo dentro da companhia e onde podem otimizar ainda mais.
Isso também reduzirá as chances de investimentos em estratégias que não gerem valor, assim como em recursos que serão desperdiçados por não atingir os objetivos almejados.
Treine as equipes
Investir no treinamento das equipes é um fator crítico para o sucesso de qualquer iniciativa de melhoria. Afinal, não basta ter os melhores métodos e ferramentas, sem que as pessoas que executam e gerenciam os processos estejam capacitadas para usufruir de todos os benefícios que podem proporcionar.
Ainda, esses treinamentos também precisam explicar o “porquê” das mudanças que serão implementadas, destacando as vantagens que trarão para a empresa e para o próprio colaborador, diminuindo as chances de resistência natural à inovação.
Ao envolver os colaboradores no aprendizado e redesenho dos processos, eles se sentem parte da solução, elevando seu engajamento e comprometimento em testar iniciativas que gerem cada vez mais valor.
Conte com o apoio de uma consultoria especializada
Apesar de as empresas puderem conduzir este processo internamente, a complexidade e a profundidade necessárias para alcançar as metas, muitas vezes, exigem expertise externa, como a de uma consultoria especializada na área.
Elas trazem um nível de conhecimento e experiência bem mais aprofundado para compreender as necessidades de cada organização e como orquestrar sua gestão de processos para que traga esses resultados.
Até porque, um olhar de fora pode identificar problemas e oportunidades que passariam despercebidos pelas equipes, com uma perspectiva fresca capaz de propor abordagens inovadoras que destaquem a empresa frente a seus concorrentes.
Aqui na PALAS, como exemplo, temos uma metodologia própria destinada a facilitar a condução das estratégias de inovação internamente. Nosso time levanta todas as iniciativas inovadoras já existentes, identifica possíveis gargalos e traça diretrizes que possam alavancar a conquista dos resultados esperados, com base nos pilares da ISO de Inovação.
Descubra como podemos ajudar sua empresa a seguir os ideais da ISO 56010 e destravar seu potencial inovador em nosso site!
Conclusão
Em um mercado cada vez mais dinâmico e competitivo, a gestão de processos não deve mais ser vista como uma ferramenta operacional, mas como uma chave estratégica para o sucesso das empresas.
Ao otimizar cada etapa da jornada corporativa, as organizações não apenas reduzem custos e mitigam riscos, como também elevam seu potencial inovador e a qualidade de seus produtos e serviços.
E, para elevar ainda mais o sucesso nessa trajetória, contar com o apoio de uma consultoria especializada irá, certamente, acelerar essa transformação, garantindo máxima prosperidade nas ações estabelecidas para que construa um futuro de crescimento sustentável e excelência operacional.
Se você gostou deste texto, compartilhe nas redes sociais e confira os outros conteúdos disponíveis em nosso blog.
