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Como aumentar a eficiência e adotar processos de melhoria contínua?

Desde a primeira revolução industrial, as organizações procuram aprimorar suas entregas para oferecer melhores produtos e serviços ao mercado. A padronização é uma maneira de garantir qualidade, aumentar a eficiência e a produtividades das empresas. Nesse sentido, criar rotinas de produção para entregar produtos com qualidade, escala e padronização, é uma demanda latente e a melhor forma de oferecer uma melhoria contínua dentro das organizações.

Para criar uma metodologia que aumente a eficiência e a produtividade, é necessário realizar um mapeamento em quatro etapas. A primeira deve olhar para as pessoas. Quem são os departamentos e profissionais que estão envolvidos no processo que está sendo mapeado? A segunda, para os recursos (equipamentos, maquinário, metodologia, matéria prima, espaço, fornecedores, investimentos, etc). Na sequência, é necessário descrever as etapas do serviço e os processos de produção. Aqui, pode ser feito um fluxograma, um algoritmo, ou mesmo uma “receita” que ajude a documentar cada fase. Por fim, o mapeamento precisa contemplar a mensuração, ou seja, o resultado que foi obtido com aquele processo.

Com essa análise em mãos, é possível pensar em melhorias e otimização de recursos, pessoas, investimentos, espaço, entre outros. Muitas vezes, o aperfeiçoamento vem com pequenas mudanças e ajustes nas etapas do processo. Mesmo não fazendo nenhum investimento, é possível ter grandes retornos financeiros apenas com os chamados saving, que é a eliminação dos desperdícios.

Embora simples, essa análise precisa ser feita por um especialista capaz de definir, analisar, medir, melhorar e controlar os processos criados. Um grande risco na implementação de melhorias é a adaptação das pessoas e a implementação desse sistema na cultura empresarial. O treinamento dos envolvidos é indispensável para que a mudança traga benefícios e não problemas para a empresa. Existe uma resistência natural à mudança, uma curva de aprendizagem. É preciso garantir que as alterações não sejam sabotadas.

Outro grande risco é a burocratização e a hierarquia rígida. Canais de aprovação longos e cheios de entraves são barreiras para tornar a empresa mais produtiva. Perde-se tempo, recursos, pessoas, matéria prima e energia quando, sem motivos e justificativas, novas etapas são criadas. Manter o processo simples é a melhor maneira para otimizar os ganhos e a produção.

Para aumentar a eficiência, as empresas precisam ter foco na gestão de melhoria. Empresários e gestores precisam repensar a forma como gerenciam suas organizações e, principalmente, rever a maneira como criam, mensuram e mantém seus processos. Mais do que ganhos financeiros, antever o que pode interferir na produtividade promove importantes ganhos na satisfação dos clientes, no engajamento do público interno e na promoção do crescimento sustentável da empresa.

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